Rozliczanie projektów

Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu, w zakresie określonym w harmonogramie rzeczowo-finansowym, zgodnie z:

• Umową o dofinansowanie i jej załącznikami, w szczególności z wnioskiem o dofinansowanie i harmonogramem płatności,
• Obowiązującymi przepisami prawa krajowego i Unii Europejskiej, w szczególności zasadami polityk unijnych, w tym dotyczących pomocy publicznej, zamówień publicznych oraz zrównoważonego rozwoju i równych szans,
• Wytycznymi, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej obowiązującymi na dzień dokonania odpowiedniej czynności związanej z realizacją Projektu (tj. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,

• System SL służy zarówno do składania wniosków o płatność jak i komunikacji z PARP. Sprawdź tutaj.
• Beneficjent zobowiązuje się do korzystania z systemu SL2014 w procesie realizacji Projektu oraz przestrzegania aktualnej wersji Podręcznika beneficjenta udostępnionej na stronie internetowej https://www.poir.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/podrecznik-beneficjenta-sl2014/

• Wniosek o zaliczkę
• Wniosek o płatność pośrednią
• Wniosek o płatność końcową

Beneficjent jest zobowiązany do składania wniosków o płatność za pośrednictwem SL2014 w terminach określonych przez Instytucję Pośredniczącą, nie rzadziej jednak niż raz na 6 miesięcy licząc od dnia zawarcia Umowy.- Wniosek sprawozdawczy.

Wszystkie planowane do realizacji zadania oraz sposoby ich udokumentowania znajdują się we wniosku o dofinansowanie (harmonogram rzeczowo – finansowy) oraz w szczegółowym budżecie projektu – pkt. XI wniosku o dofinansowanie.

Realizacja zadania = prawidłowe udokumentowanie = realizacja wskaźnika

Beneficjent, rozliczając zadania na podstawie kwot ryczałtowych zobowiązuje się osiągnąć wskaźniki dla kwot ryczałtowych w terminie, w którym zadanie objęte kwotą ryczałtową zostało zaplanowane w harmonogramie rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy. W przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników dla kwot ryczałtowych dana kwota ryczałtowa zostanie uznana za niekwalifikowalną.

Beneficjent jest zobowiązany do posiadania odrębnych rachunków bankowych wyłącznie do obsługi projektu:

• rachunek bankowy do obsługi płatności w formie refundacji (np. firmowy) – dla operacji złotówkowych / dla operacji w walutach obcych
• rachunek bankowy do obsługi płatności zaliczkowych – specjalnie do tego celu założony; wpłaty na ten rachunek mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji, mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w ramach Projektu, w wysokości odpowiadającej dofinansowaniu tych wydatków, chyba że Instytucja wyrazi zgodę na płatności ze środków zaliczki na wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją Projektu. W celu uniknięcia dodatkowych problemów przy rozliczaniu zaliczki, konto zaliczkowe nie powinno być oprocentowane. W miarę możliwości, ewentualne koszty bankowe (np. za przelewy z konta zaliczkowego) powinny być ponoszone z konta bieżącego firmy (jeżeli np. konto zaliczkowe stanowi subkonto do bieżącego) lub refundowane wpłatą z konta refundacyjnego.

Wszystkie płatności za działania wykonane w ramach projektu muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (w tym również firmowego), co oznacza brak możliwości zapłaty gotówką.

• Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków PO IR zarówno w trakcie realizacji Projektu jak i w okresie 3 lat od zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków.
• W zakresie, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent jest zobowiązany do stosowania punktu 2.2. Obowiązki beneficjentów załącznika XII do rozporządzenia 1303/2013 oraz rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiające zasady stosowaniarozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych (Dz. Urz. UE L 223 z 29.07.2014 r., str. 7).
• Beneficjentowi zaleca się stosowanie w zakresie informacji i promocji Projektu zasad określonych w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” opublikowanym na stronie internetowej. Znajdują się tam m.in. wzory plakatów, które należy umieścić w siedzibie Beneficjenta czy wzory informacji, które Beneficjent musi zamieścić na swojej stronie internetowej.
  https://www.poir.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresie-informacji-i-promocji

Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia upoważnionym instytucjom wszelkich dokumentów, na podstawie których możliwa będzie weryfikacja realizacji projektu, jak również prawidłowości zastosowania przez beneficjenta zaakceptowanej w umowie o dofinansowanie i przedstawionej do rozliczenia kalkulacji dotyczącej zastosowanych kwot ryczałtowych

Kontrola w siedzibie beneficjenta polega na sprawdzeniu posiadania przez beneficjenta oryginałów dokumentów potwierdzających: zrealizowanie wskaźników, wykonanie produktów oraz

osiągnięcie rezultatów. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja zgodności zrealizowanych zadań z założeniami wniosku o dofinansowanie projektu pod kątem ilościowym oraz jakościowym. PARP może wymagać od beneficjenta wszelkich materiałów, które mogą potwierdzić, iż wywiązał się on z zaplanowanych działań. Weryfikacji podlega również jakość przygotowanych w ramach projektu produktów oraz wykorzystanie zakupionego sprzętu zgodnie z przeznaczaniem. Kontrolujący powinni ocenić, czy istnieje ryzyko niezrealizowania założeń merytorycznych projektu oraz osiągnięcia jego wskaźników, co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków.

W konsekwencji nieprawidłowej realizacji umowy na  Beneficjenta może zostać nałożona korekta finansowa lub może zostać zobligowany do zwrotu całości dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi od dnia jego wypłaty.